O primeiro mandamento para fazer uma apresentação de sucesso é algo que parece óbvio, mas que nem sempre é seguido por quem vai falar para um grupo ou platéia:
procure dominar o assunto que vai ser exposto. Estar familiarizado com o tema a ser abordado é fundamental. Nada pior do que demonstrar insegurança e desinformação a respeito do que está sendo falado. Por isso, ao ser convidado para expor suas idéias em público, prepare-se lendo a respeito do assunto, pesquisando as novidades e conversando com pessoas da área, para ouvir diferentes pontos de vista.
Outra dica importante é procurar conhecer detalhes sobre o evento. Ricardo Farah listou alguns aspectos importantes, que devem ser observados antes de você organizar a apresentação:
- Quem será sua platéia - qual a faixa etária e nível ocupacional dos participantes?
- Qual o nível de conhecimento que a platéia terá do tema?
- Quanto tempo você terá para a sua participação?
- Como o público se formou? Foram obrigados a participar ou estão ali por vontade própria?
- Quais são as expectativas da platéia em relação à sua apresentação e ao evento?
- Em qual momento do dia você vai fazer a apresentação? Falar às 8h da manhã de segunda-feira é diferente de falar às 14h de quarta. "Os brasileiros têm o costume de comer feijoada nesse dia", lembra o consultor.
O segundo ponto que você deve observar na hora de montar a sua apresentação é identificar qual a mensagem você quer passar para o público. Baseado no tempo disponível, você deve dividir a palestra em sete partes:
1º: Introdução. O seu comportamento e postura corporal nessa hora é fundamental, pois é através dele que as pessoas vão se identificar e criar uma ligação com você.
2º: Objetivos. Detalhe o que você pretende com a palestra, apresentação ou o treinamento. Um exemplo: "Vou debater as técnicas e depois passarei para a parte prática".
3º: Importância. Mostre para a platéia a importância que o assunto tem na vida das pessoas. Ricardo Farah coloca mais um exemplo: "Já pensaram na importância de falar em público e expressar-se com clareza para a vida pessoal e profissional?"
4º: Agenda. Esta etapa deve ser usada sempre e diz respeito ao seu plano de vôo. É neste momento que você vai dar os detalhes técnicos sobre a apresentação: quanto tempo vai durar; o que vai ser tratado; como vai ser a palestra. Isso possibilita que as pessoas saibam para onde você está indo, o que facilita o processo de comunicação e aprendizagem.
5º: Foco. Esta é a hora da verdade. É chegado o momento de demonstrar todo o seu conhecimento. Até então, você deu informações sobre a apresentação, agora vai transmitir o conteúdo propriamente dito. Todas as informações anteriores devem tomar até 15% do tempo da palestra, no máximo. Esta parte vai ser a principal e vai demandar de 80 a 85% da apresentação. Sempre que possível, ilustre o que você está dizendo com um exemplo real, isso enriquece o conteúdo da palestra e demonstra que você sabe do que está falando.
6º: Resumo/ Conclusão. O resumo é o fechamento, você conclui a apresentação em algumas linhas e abre para o debate.
7º: Debates. Na hora das perguntas, é importante saber ouvir; deixar as pessoas terminarem as suas dúvidas e considerações. Lembre-se também de manter a mente aberta -afinal, ninguém é dono da verdade- e não tenha uma postura agressiva, mesmo quando for contestado.
A apresentação deve ser estruturada em tópicos. Defina os argumentos mais importantes e organize-os logicamente. Tenha um roteiro do que vai falar em mente, no papel ou mesmo no Powerpoint, mas jamais leia sua apresentação para o público. Além de ser enfadonho, passa uma imagem de despreparo.
Alison Lordes
